如果下属在一个尴尬的时间和地点找到了你,你无法保持一种适当的语调,应尽快重新安排一个合适的时间,要向下属说明这种投诉对你十分重要,你希望能给予他足够的重视。
有时抱怨的职工天天带着新的投诉到你的办公室里来,这种下属可以耗尽你的耐心,让你无法认真倾听。有时这些下属只是想引起你的注意。在这种情况下,如果得到了足够的重视,他们就会停止投诉。如果这种投诉还在继续,下属这种持续很久的投诉确实需要倾听且认真解决。你可以采取下列方法加以处理:
其一,专心倾听。这通常是一个由下属发起的谈话。给予下属足够的重视,将会谈安排得尽量像私人对话一样。下属可能会立即向你提出许多问题。专心倾听,用你其他的感官去捕捉下属的身体语言,一定要了解下属的感觉和这种感觉的后果。一定要小心,不要生气或有敌意的反应。通过专心倾听和反应,你可以和下属很好地沟通。当下属感觉你在注意听,他就会感到放松,而且会表述得更清楚些。
其二,了解投诉的所有细节,做笔记。询问投诉的每一个细节:时间、地点、环境、其他在场的人,等等。一定要保证你获得了解决这一情况所需的全部信息。